Mahnung & Zahlungserinnerung: Vorlage für Handwerker
Kostenlose Vorlage mit allen 3 Stufen — freundliche Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung — als Word und PDF.
Muster Stufe 1 — die freundliche Zahlungserinnerung:
Sehr geehrte/r ______,
zur Rechnung Nr. ______ vom __.__.____ über ______ € konnten wir bisher keinen Zahlungseingang feststellen.
Sicher ist das nur ein Versehen. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum __.__.____ auf das bekannte Konto.
Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschneiden, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
______ (Name, Betrieb)
- · Die Word-Datei enthält alle 3 Stufen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und 2. Mahnung mit Fristsetzung.
- · Verzugszinsen und Mahnpauschale erst ab Verzug — die Formulierungen dafür stehen in Stufe 2.
Muster ohne Gewähr — keine Rechts- oder Steuerberatung. · Stand: 2026-07
Vorlage herunterladen
Als Word-Datei (DOCX) zum Ausfüllen und als PDF — kostenlos gegen deine E-Mail-Adresse.
Drei Stufen, ein Ziel: bezahlt werden
Stufe 1 erinnert freundlich und unterstellt ein Versehen — das genügt in den meisten Fällen. Stufe 2 (1. Mahnung) benennt den Verzug und setzt eine klare Frist. Stufe 3 (2. Mahnung) kündigt die Konsequenzen an: Verzugszinsen, Mahnpauschale bei B2B-Kunden, gerichtliches Mahnverfahren. Wichtig: Verzug tritt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein — bei Privatkunden nur, wenn die Rechnung darauf hinweist.
Freundlich bleiben, bestimmt werden
Der Kunde von heute ist der Auftraggeber von morgen — deshalb eskaliert die Vorlage im Ton kontrolliert: verständnisvoll, sachlich, konsequent. Noch besser ist, was vor der Mahnung passiert: kurze Zahlungsziele, Abschlagsrechnungen und eine Erinnerung kurz nach Fälligkeit. Fertige E-Mail-Texte dafür liegen im kostenlosen Nachfass-Tool.
Häufige Fragen zum Mahnen
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?
Rechtlich: keine. Verzug tritt auch ohne Mahnung ein, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang (bei Verbrauchern mit Hinweis auf der Rechnung). Die Stufen sind Kulanz und Kundenpflege — nicht Pflicht.
Darf ich Mahngebühren berechnen?
Ab Verzug darfst du Verzugszinsen und den tatsächlichen Verzugsschaden geltend machen; bei B2B-Kunden zusätzlich die 40-€-Pauschale. Fantasie-Mahngebühren in Stufe 1 sind dagegen nicht durchsetzbar.
Was kommt nach der letzten Mahnung?
Das gerichtliche Mahnverfahren (Mahnbescheid) oder ein Inkassodienst. Beides kostet Beziehung — prüfe vorher, ob ein Anruf die Sache löst. Oft steckt keine Zahlungsunwilligkeit dahinter, sondern Chaos im Büro des Kunden.