E-Rechnungspflicht in Deutschland: der Zeitplan
Seit 2025 gilt die Empfangspflicht im B2B — der Versand wird bis 2028 Pflicht. Was wann für deinen Betrieb gilt.
von Torsten Link · Stand: 10. Juli 2026
Die E-Rechnungspflicht ist die gesetzliche Vorgabe aus dem Wachstumschancengesetz, dass Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft strukturierte elektronische Rechnungen (etwa XRechnung oder ZUGFeRD) austauschen. Sie gilt gestaffelt zwischen 2025 und 2028 und betrifft jeden Betrieb, der anderen Unternehmen Rechnungen stellt — auch Ein-Personen-Betriebe.
01Ab wann müssen Betriebe E-Rechnungen empfangen können?
Empfangen können müssen Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 — ausnahmslos, auch der Ein-Mann-Betrieb. Gemeint ist die strukturierte E-Rechnung nach der EU-Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD; ein einfaches PDF oder ein eingescanntes Papierdokument zählt nicht als E-Rechnung. Für den reinen Empfang genügt formal ein E-Mail-Postfach, denn eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht mehr nötig. Wer keine passende Software hat, kann eine eingehende XRechnung zwar entgegennehmen, aber nicht sinnvoll lesen oder prüfen. In der Praxis heißt „empfangen können“ deshalb: die Datei annehmen, ihren Inhalt anzeigen, prüfen und revisionssicher archivieren.
02Reicht ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu verarbeiten?
Nein — ein E-Mail-Postfach deckt nur den formalen Empfang ab, nicht die Verarbeitung. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, die kein Mensch komfortabel lesen kann: Sie muss maschinell ausgelesen, inhaltlich und formal geprüft und anschließend GoBD-konform aufbewahrt werden. DasHandwerk.xhub liest eingehende E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD automatisch ein, zeigt sie lesbar an und prüft sie gegen die Norm. Ob eine empfangene Datei formal sauber ist, kannst du zusätzlich mit unserem kostenlosen E-Rechnungs-Schnellcheck im Tools-Bereich testen. So wird aus der Empfangspflicht ein nachvollziehbarer Ablauf statt eines XML-Postfachs, das niemand öffnet.
03Ab wann gilt die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen?
Die Versandpflicht kommt später und gestaffelt nach Umsatz. Bis Ende 2026 dürfen im inländischen B2B weiterhin Papierrechnungen und — mit Zustimmung des Empfängers — einfache PDF-Rechnungen verschickt werden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz strukturierte E-Rechnungen versenden. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht dann für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig von der Betriebsgröße. Wer früh umstellt, hat den Ablauf eingespielt, bevor der eigene Stichtag greift.
04Gilt die E-Rechnungspflicht auch gegenüber Behörden (B2G)?
Ja, gegenüber öffentlichen Auftraggebern gilt die E-Rechnung vielerorts schon länger. Beim Bund ist die XRechnung seit November 2020 Pflicht, und die meisten Bundesländer haben nachgezogen. Wer für Kommunen, Schulen, Ämter oder andere öffentliche Auftraggeber arbeitet, braucht die XRechnung also bereits heute — unabhängig von den B2B-Fristen 2027 und 2028. In der Regel wird die Rechnung dabei als XRechnung über einen Verwaltungs-Eingang oder das Peppol-Netzwerk übermittelt.
05Was bedeutet die E-Rechnungspflicht konkret für deinen Betrieb?
Konkret heißt es: Wenn deine Software konforme E-Rechnungen erzeugt, empfängt, prüft und archiviert, sind die Stichtage keine Umstellung, sondern eine Einstellung. Entscheidend ist der Ablauf, nicht das Datum. Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Rechnungen an Privatkunden (B2C) — hier bleibt die klassische Rechnung erlaubt. Für alles andere gilt: Ein durchgängiges System vom Angebot bis zur Buchung nimmt dir die Formatfrage ab.
06Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Ja, einige. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV) dürfen weiterhin auf Papier oder als einfaches PDF ausgestellt werden. Auch Rechnungen an Endverbraucher (B2C) fallen nicht unter die Pflicht — sie gilt nur im inländischen B2B. Bestimmte nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze sind ebenfalls ausgenommen. Wichtig: Empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem, denn die Ausnahmen betreffen nur, was du selbst ausstellen darfst — nicht, was andere dir schicken.
Empfangspflicht: Jeder inländische B2B-Betrieb muss strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 annehmen können — auch Ein-Personen-Betriebe.
Übergangsfrist beim Versand: Papierrechnungen und — mit Zustimmung des Empfängers — einfache PDF-Rechnungen sind im inländischen B2B weiter erlaubt.
Versandpflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz: Betriebe über dieser Grenze müssen strukturierte E-Rechnungen versenden.
Versandpflicht für alle: Die Pflicht gilt für sämtliche inländischen B2B-Umsätze, unabhängig von der Betriebsgröße.
Das Wichtigste in Kürze
Empfangen können musst du seit 2025, senden je nach Größe ab 2027/2028 — bei Behörden oft schon heute. Mit der richtigen Software ist der Umstieg ein Klick, kein Projekt.
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