XRechnung vs. ZUGFeRD: der Unterschied
Beide sind konforme E-Rechnungen — aber für unterschiedliche Empfänger gebaut. Wann du welches Format brauchst.
von Torsten Link · Stand: 10. Juli 2026
XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden in Deutschland gängigen E-Rechnungs-Formate. Beide setzen die europäische Norm EN 16931 um und sind damit gültige E-Rechnungen — der Unterschied liegt darin, wie die Rechnungsdaten verpackt sind und wer sie am besten verarbeiten kann.
01Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz nach EN 16931 — strukturierte Daten, gemacht für Maschinen, nicht zum Ansehen durch Menschen. Sie ist der verbindliche Standard der deutschen öffentlichen Verwaltung: Wer an Bund, Länder oder Kommunen fakturiert, kommt an der XRechnung nicht vorbei. Weil die Datei kein lesbares Layout enthält, braucht der Empfänger eine Software, die den XML-Inhalt anzeigt und prüft. Der Vorteil: Die Daten sind eindeutig und lassen sich vollautomatisch weiterverarbeiten.
02Was ist ZUGFeRD und wie unterscheidet es sich?
ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format: eine normale PDF-Rechnung (PDF/A-3), in die die strukturierten Daten zusätzlich als XML eingebettet sind. Dein Kunde sieht also eine gewohnte, lesbare Rechnung, während seine Software die eingebetteten Daten automatisch ausliest. Damit vereint ZUGFeRD beide Welten und ist im B2B-Geschäft ideal — auch für Empfänger, die noch keine reine XML-Verarbeitung haben. Factur-X ist das technisch gleichwertige französische Pendant.
03Welches Format brauche ich für welchen Empfänger?
Als Faustregel gilt: an Behörden (B2G) die XRechnung, an Geschäftskunden (B2B) ZUGFeRD — oder XRechnung, wenn der Kunde sie ausdrücklich verlangt. An Privatkunden (B2C) genügt weiterhin die klassische Rechnung. International kommen weitere, gleichwertige Formate hinzu: Factur-X in Frankreich, FatturaPA in Italien. Entscheidend ist nicht der Formatname, sondern dass die Rechnung die Anforderungen des jeweiligen Empfängers und Landes erfüllt.
04Muss ich mich zwischen XRechnung und ZUGFeRD entscheiden?
Nein — moderne Software erzeugt beide Formate aus derselben Rechnung. Du erfasst die Rechnung einmal, wählst den Empfänger, und das passende Format entsteht im Hintergrund, inklusive Validierung gegen EN 16931, damit die Rechnung nicht wegen Formfehlern abgelehnt wird. So wird die Formatfrage zur Einstellung statt zur Entscheidung — und du kannst denselben Vorgang je nach Kunde als XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben.
05Welches Format soll ich als Betrieb wählen?
Das hängt vom Empfänger ab. An öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) ist XRechnung oft ausdrücklich vorgeschrieben. Im B2B ist ZUGFeRD bzw. Factur-X meist die bequemere Wahl, weil dein Kunde auch das sichtbare PDF bekommt und nicht auf eine Software zum Anzeigen des XML angewiesen ist. Entscheidend ist am Ende nicht, dass du dich festlegst, sondern dass deine Rechnungssoftware beide Formate normkonform erzeugen kann und die Wahl je Empfänger abnimmt.
| XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X | |
|---|---|---|
| Aufbau | Reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebettetem XML (Hybrid) |
| Für Menschen lesbar | Nein — nur maschinell | Ja — das PDF ist sichtbar, das XML steckt darin |
| Grundlage | EN 16931 (nationale Ausprägung/CIUS) | EN 16931 ab Profil „EN 16931“/Comfort |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) | B2B, wenn der Empfänger auch das PDF sehen will |
| Dateiendung | .xml |
Das Wichtigste in Kürze
XRechnung = reines XML für Behörden, ZUGFeRD = PDF mit XML fürs B2B. Beide erfüllen EN 16931 — und mit der richtigen Software musst du dich nie festlegen.
Weiterlesen im Ratgeber
E-Rechnungspflicht in Deutschland: der Zeitplan
Seit 2025 gilt die Empfangspflicht im B2B — der Versand wird bis 2028 Pflicht. Was wann für deinen Betrieb gilt.
WeiterlesenGoBD für Handwerker: die Grundlagen
Fortlaufende Nummern, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung — was das Finanzamt von deinen Rechnungen erwartet.
WeiterlesenE-Rechnung in Europa: der Überblick
Italien, Frankreich, Peppol & Co. — jedes Land hat eigene Formate und Termine. So behältst du den Überblick.
WeiterlesenE-Rechnung? Ist bei uns einfach drin.
Schreib deine Rechnung wie immer — XRechnung, ZUGFeRD & Co. entstehen automatisch.